Sinds de coronapandemie heeft het werklandschap een drastische verandering doorgemaakt. Uit een recente enquête van de Volkskrant blijkt dat op vrijdagen driekwart van de kantoren leegstaat of niet in gebruik is. Dit fenomeen roept grote vragen op over de toekomst van kantoorruimtes. Wat betekent dit voor de inrichting van kantooromgevingen op de lange termijn? En hoe kun je als bedrijf je kantoor zo flexibel inrichten dat je geen onbenutte vierkante meters hebt op rustige dagen?

Het Effect op Lange Termijn

De traditionele kantoorindeling, waarin elke medewerker zijn vaste bureau heeft, lijkt steeds minder relevant. Flexwerken en hybride werkvormen hebben ervoor gezorgd dat vaste werkplekken vaak leeg blijven, vooral op vrijdag. Op lange termijn kan dit leiden tot een afname van de vraag naar grote kantoorruimtes. Bedrijven willen hun kosten verlagen en geen huur betalen voor meters die slechts gedeeltelijk gebruikt worden.

Toch is er een oplossing. Door flexibele kantoorconcepten te omarmen, kunnen bedrijven slim inspelen op schommelingen in de bezettingsgraad en zorgen dat hun ruimte altijd optimaal benut wordt.

Out-of-the-Box Oplossingen

Hoe kun je als bedrijf voorkomen dat een leeg kantoor op vrijdag een kostenpost wordt? Hier zijn enkele out-of-the-box ideeën:

• Verhuur je ruimte als trainingslocatie: Vrijdagen zijn uitgelezen dagen om externe partijen toegang te geven tot je kantoor voor workshops, trainingen of vergaderingen. Dit zorgt voor inkomsten én dynamiek in een anders leeg gebouw.

• Organiseer netwerk- en evenementendagen: Maak van de rustige dagen een kans om netwerkevenementen of team-buildingactiviteiten te organiseren. Niet alleen houd je de ruimte gevuld, maar je versterkt ook de cultuur binnen je bedrijf.

• Coworking spaces creëren: Zet een deel van je kantoor in als flexibele werkplek voor freelancers of kleine bedrijven die af en toe een rustige werkplek zoeken. Zo benut je de ruimte en creëer je mogelijk nieuwe samenwerkingsverbanden.

• Neem printcontracten onder de loep: Veel printers hebben een meerjarig contract met verplicht afname volume. Is de kantoorbezetting minder dan wordt er minder geprint maar kun je wel een afrekening krijgen voor de minder gemaakte afdrukken. Met een MPS printcontract ben je flexibeler en is er geen afnameverplichting van het aantal afdrukken.

Flexibele Kantoorinrichting

Een kantoor dat meebeweegt met de pieken en dalen in de bezetting, begint met een slimme inrichting. Hier zijn enkele ideeën om flexibeler om te gaan met kantoorruimte:

• Modulaire werkplekken: Kies voor meubels en wanden die gemakkelijk verplaatst kunnen worden. Zo kan een vergaderruimte op drukke dagen dienen als extra werkplek, en op rustige dagen als loungeruimte of brainstormplek.

• Hotdesking: Door medewerkers geen vaste plek te geven, maar te werken met een systeem van hotdesking, voorkom je dat bureaus onnodig leegstaan. Medewerkers reserveren een plek als ze op kantoor zijn, en de rest van de ruimte kan flexibel ingezet worden.

• Focus op multifunctionaliteit: Creëer ruimtes die voor meerdere doeleinden gebruikt kunnen worden, zoals vergaderen, werken en ontspannen. Een kantine kan bijvoorbeeld met minimale aanpassingen dienstdoen als vergaderzaal of presentatieplek.

Conclusie

De toekomst van de kantoorruimte vraagt om meer flexibiliteit en creatief gebruik van de beschikbare vierkante meters. Bedrijven die slim omgaan met pieken en dalen in bezetting, zullen niet alleen kosten besparen, maar ook bijdragen aan een dynamischer en productiever werkklimaat.

Wil je verder praten over hoe jouw kantoor flexibeler kan worden ingericht? Neem contact op en ontdek hoe je jouw ruimte maximaal kunt benutten.